El método Kanban: sus beneficios y aplicación

Gran parte de nuestro día sucede dentro de la oficina, rodeados de datos, compañeros de trabajo, reuniones, llamadas… Tanta información puede confundirnos y hacernos perder de vista nuestros objetivos. Para ayudarnos a agilizar el trabajo y hacer los procesos más cortos y efectivos existe un método altamente efectivo que puede convertirse en el mejor aliado: el Método Kanban.
 

Kanban, palabra de origen japonés que significa “tarjeta”, es un método originado en los años 40 para aplicarse en los procesos de fabricación que indicaba qué producir, cuándo y cuánto; ya que la producción se basaba en la demanda de los clientes y no en la práctica tradicional (fabricar productos y luego intentar venderlos). El tablero más básico estaba compuesto por 3 columnas: por hacer, en proceso y hecho.
 

En los últimos años, el Método Kanaban ha comenzado a tomar popularidad en distintos sectores luego de que los desarrolladores de software demostraron que adoptando esta metodología lograron limitar el trabajo en curso, exponer problemas de funcionamiento y estimular la colaboración para la mejora continua.
 

Actualmente son muchas las empresas, de distintos rubros, que utilizan esta metodología con el fin de visualizar cada fase de trabajo en un tablero, siendo éste un centro de información central para aportar transparencia y además permitir al equipo reorganizarse y realizar cambios según las prioridades.

Pero para que funcione correctamente hay que seguir 4 principios básicos que sirven de guía:

- Principio 1: Comienza por lo que vas a hacer ahora. Es posible aplicar este método en procesos actuales y estimular cambios continuos, incrementales  y evolutivos, no es necesario empezar de cero.

- Principio 2: Se acuerda perseguir el cambio incremental y evolutivo. Este método no está diseñado para realizar cambios agresivos, deben ser pequeños, evolutivos y continuos para lograr resultados positivos.

- Principio 3: Respetar el proceso actual, los roles, las responsabilidades y los cargos.

- Principio 4: Liderazgo en todos los niveles. Este método promueve que en todos los niveles de la organización fomenten la mejora continua.
 

Para una aplicación exitosa del Método Kanban, hay que seguir 6 prácticas:

• Visualizar: visualizar el flujo de trabajo y hacerlo visible es la base para comprender cómo avanza el trabajo, sin esto no sería posible realizar los cambios necesarios. La forma más común de hacerlo es mediante el uso de columnas, que representan los distintos estados del flujo de trabajo.
• Límite de trabajo en curso: limitar el trabajo en curso para asegurar un número manejable de elementos activos.
• Gestionar flujo: esto es necesario para lograr cambios continuos, graduales y evolutivos.
• Hacer explícitas las políticas de proceso: es importante definir el objetivo y las reglas, cuándo se cambia la tarjeta de una columna a otra. Si fuera necesario las reglas se pueden cambiar y volver a escribir.
• Circuitos de retroalimentación: es necesario que el equipo se reúna y que cada miembro comente sus cambios, la frecuencia de estas reuniones dependerá de cada equipo y proyecto.
• Reconocer oportunidades de mejora: la visión compartida del equipo ayudará a un mejor entendimiento del flujo de trabajo, para proponer acciones de mejora.

El Método Kanban en la selección de personal

El Método Kanban también se distingue por su flexibilidad, tal como hemos comentado anteriormente distintos sectores están haciendo uso del mismo y la selección de personal es uno de ellos. En este caso los beneficios principales son: la visualización de los candidatos presentados,  la etapa en que se encuentran los mismos y desde hace cuánto tiempo y, en la puesta en común del equipo también pueden comentarse perfiles interesantes para considerar en otras posiciones si el candidato es descartado, entre otros. 
                                                                                    

En las consultoras de reclutamiento, es recomendable que cada departamento haga su propio tablero de Kanban acorde a su flujo de procesos, ya que por ejemplo el proceso de un perfil IT no es el mismo que el de un perfil de Finanzas, ya que el primero suele tener más etapas que el segundo (como prueba técnica.)
 

Ahora, ya tienes toda la información necesaria para aplicar el Método Kanban, colocando cuantas columnas creas necesarias para alcanzar tu objetivo, mejorar tus procesos y visualizar toda la información.  
    

Escrito por Trinidad Eiletz